Invitatie de participare cu oferta in vederea in atribuirii contractului “Servicii pentru organizarea evenimentului «CLUSTERELE – MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE» in perioada 21-23 noiembrie 2023, la Iasi (Complex Hotelier UNIREA)”, coduri CPV: 79952000-2 ”Servicii pentru evenimente”

1) Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est, avand sediul in Piatra Neamt, jud. Neamt, str. Lt. Draghescu nr. 9, telefon/ fax: 0233-218071/2, initiaza Procedura Proprie in vederea incheierii contractului de achizitie publica “Servicii pentru organizarea evenimentului «CLUSTERELE – MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE» in perioada 21-23 noiembrie 2023, la Iasi (Complex Hotelier UNIREA)”.

Obiectul contractului il reprezinta achizitia de servicii de organizare a evenimentului „CLUSTERELE – MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE”, constand in urmatoarele activitati:
A. Conferinta regionala “CLUSTERELE – MOTOR AL ECOSISTEMELOR REGIONALE DE INOVARE”, 22 noiembrie 2023
• 21 noiembrie 2023 (Restaurant Panoramic, Hotel Unirea):
   – cina, ora 21.00, cu numar minim 20 persoane – numar maxin 25 persoane (lectori/organizatori);
• 22 noiembrie 2023 (Complex Cuza, Hotel Unirea)
  – pauza de cafea (1 welcome – coffee), ora 09.30, cu numar minim 100 persoane – numar maxim 120 persoane;
  – pauza de cafea (1 coffee-break), ora 11.00, cu numar minim 120 persoane – numar maxim 150 persoane;
  – pranz, ora 13.00, cu numar minim 120 persoane – numar maxim 150 persoane;
  – servicii foto-video (09.00-16.00);
  – traducere simultana, inclusiv asigurare echipamente traducere simultana (din RO in EN si invers) (09.00 -16.00);
  – panotaj indoor;
  – decontare onorariu pentru serviciile prestate de lectori la conferinta (onorariu care include cazare, deplasare, bilet de avion).

B. Activitate de brokeraj (Sala Vega, Hotel Unirea Iasi), dedicata domeniilor cu potential de specializare inteligenta (bioeconomie, textile, sanatate etc.), 22 noiembrie 2023
  – pauza de cafea (coffee-break), ora 16.00, cu numar minim 60 persoane – numar maxim 80 persoane;

C. Atelier de lucru dedicat ecosistemului european de inovare in domeniul reciclarii textilelor (Sala Mezanin, Hotel Unirea Iasi), 23 noiembrie 2023
  – pauza de cafea (coffee-break), ora 09.00, cu numar minim 40 persoane – numar maxim 50 persoane.

2) Data si ora limita stabilite pentru depunerea ofertelor: 16.10.2023, ora 23:55;

3) Limba ofertei: Limba romana;

4) Adresa de e-mail la care se transmit ofertele: monica.lutz@adrnordest.ro. De pe aceasta adresa de e-mail se vor transmite eventualele solicitari de clarificare si comunicarile privind rezultatul achizitiei.

5) Calendarul estimativ al procedurii:
– Data de deschidere a ofertelor: 17.10.2023, ora 10:00;
– Data estimata de evaluare a ofertelor (dupa solicitarea de clarificari si primirea raspunsurilor, daca este cazul): 17.10.2023-25.10.2023
– Data estimata de semnare a contractului: maxim 27.10.2023.

6) Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila: pana la semnarea contractului;

7) Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut in conditiile respectarii cerintelor minime din Caietul de sarcini. In cazul in care, in urma stabilirii clasamentului conform criteriului de atribuire „pretul cel mai scazut”, doua sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, avand preturi egale, comisia de evaluare va solicita, prin clarificari, noi propuneri financiare. Ofertantii vor transmite documente care contin noi preturi, oferta care va fi desemnata castigatoare fiind cea cu propunerea financiara cea mai mica.

8) Nu se accepta oferte alternative.

9) Valoarea estimata a achizitiei publice este 75.250,00 lei, fara TVA, din care:
– 70.850, 00 lei, fara TVA, din buget proiect “Sprijin financiar acordat ADR Nord-Est in calitate de AM pentru implementarea PR Nord-Est 2021-2027 in perioada 2022-2023” (cod SMIS 16174), cheltuieli asociate Conferintei regionale;
– 2.400, 00 lei, fara TVA, din buget proiect Eastern Romanian Business Support Network (EEN cod 101052724), cheltuieli asociate Activitatii de brokeraj dedicata domeniilor cu potential de specializare inteligenta;
– 2.000, 00 lei, fara TVA, din buget proiect REGIOGREENTEX (cod 101083731), cheltuieli asociate Atelierului de lucru dedicat ecosistemului european de inovare in domeniul reciclarii textilelor.
10) Conditii de calificare:
a) Neincadrarea in situatiile prevazute la art. 60 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)
b) Neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
c) Neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
d) Neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
e) Ofertantul trebuie sa aiba capacitatea profesionala de a realiza activitatile ce fac obiectul contractului. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul/codurile CAEN din Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului.

Certificatele care atesta plata impozitelor, taxelor si contributiilor catre bugetul general consolidat, in conformitate cu prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016 se vor prezenta la solicitarea autoritatii contractante doar de catre operatorul economic a carui oferta prezinta cel mai scazut pret, dupa evaluarea ofertelor depuse.

11) Prevederile de la punctele 1) – 11) se completeaza, in situatii incidente, cu dispozitiile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice si HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice si cu dispozitiile Codului de procedura civila.

12) Caietul de sarcini, care contine specificatiile tehnice minime si obligatorii, pe care operatorul economic are obligatia de a le respecta in intocmirea ofertei precum si alte documente necesare pentru achizitia in cauza, sunt publicate pe site-ul https://www.adrnordest.ro/informatii-de-interes-public/anunturi-achizitii-publice/ si in sectiunea Publicitate Anunturi din SEAP (https://e-licitatie.ro/ )

13) Oferta depusa va contine, obligatoriu, cel putin urmatoarele documente:
> Formularul 1 – Imputernicire (daca este cazul);
> Formularul 2 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 3 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 4 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 5 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 6 – Declaratie privind respectarea reglementarilor obligatorii in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca si protectia muncii;
> Formularul 7 – Declaratie privind acceptarea Modelului de contract;
> Formularul 8 – Model Acord de Subcontractare (daca este cazul);
> Formularul 9 – Model Acord de Asociere (daca este cazul);
> Formularul 10 – Formular de Oferta si Anexa la Formularul 10 – Propunere Financiara detaliata;
> Formularul 11 – Formular Propunere tehnica si documentele solicitate prin caietul de sarcini;
> Certificatul constatator emis de ONRC sau documente relevante care sa dovedeasca forma de inregistrare si, dupa caz, de atestare ori de apartenenta din punct de vedere profesional (din care trebuie sa rezulte ca operatorul economic are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului). Informatiile cuprinse in aceste documente vor fi reale si actuale la data prezentarii.
> Orice documente pe care ofertantul le considera relevante in evaluarea ofertei.

Atentie!
Daca este cazul, Formularele 2, 3, 4, 5 si 6 se vor prezenta si pentru eventualii ofertanti asociati/ subcontractanti, insotite de acordurile de subcontractare/asociere.
Documentele ofertei (documentele de calificare, propunerea tehnica, propunerea financiara etc.) vor fi semnate de catre reprezentantul legal al ofertantului sau de catre persoana imputernicita in acest scop si se vor transmite pe adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro (precizata la pct. 5).

Documente suport
Caiet de sarcini
Formulare si Modele
Model de Contract
Reguli aplicabile in desfasurarea procedurii proprii