Invitatie de participare cu oferta la procedura proprie ”Servicii pentru organizarea a 24 evenimente de informare si comunicare REGIO Nord-Est in perioada martie 2024 – decembrie 2024”

1) Agentia pentru Dezvoltare Regionala Nord-Est, avand sediul in Piatra Neamt, jud. Neamt, str. Lt. Draghescu nr. 9, telefon/ fax: 0233-218071/2, initiaza Procedura Proprie “Servicii pentru organizarea a 24 evenimente de informare si comunicare REGIO Nord-Est in perioada martie 2024 – decembrie 2024” organizata pe 2 loturi:
LOT 1- Servicii de catering, CPV 55520000-1 Servicii de catering;
LOT 2- Servicii de organizare evenimente, CPV 79952000-2 Servicii pentru evenimente.
Se poate participa cu oferta pentru unul sau ambele loturi.

2) Obiectul contractului , confom cerintelor autoritatii contractante din Caietul de Sarcini este:

LOT 1 – Servicii de catering pentru 5 evenimente ce vor va avea loc la Piatra Neamt, sediul Rubik Hub, in perioada martie – decembrie 2024, ce includ:
-1 welcome coffee si 1 masa de pranz), minim 30 persoane – maxim 60 persoane/ eveniment;

LOT 2 – Servicii de organizare 19 evenimente, in perioada martie – decembrie 2024, in judetele regiunii Nord-Est, dupa cum urmeaza:
L2.1. Servicii de organizare 2 evenimente, in perioada septembrie – decembrie 2024, in orasul Iasi, ce includ:
1. Servicii de inchiriere sali de conferinte in locatia solicitata, cu capacitatea de aprox. 70 persoane;
2. Servicii de asigurare 1 welcome coffee pentru un numar de minim 30 – maxim 60 persoane;
3. Servicii de restaurant 1 masa de pranz pentru un numar de minim 30 – maxim 60 persoane;
4. Servicii de restaurant 1 cina pentru un numar de minim 5 – maxim 10 persoane;
5. Servicii de traducere, inclusiv inchiriere de echipamente traducere simultana si alte dotari;
6. Decont onorarii pentru servicii prestate de lectori (onorariu care include si cazare, deplasare, bilet de avion etc)
7.Servicii de realizare si distributie materiale de promovare catre participantii la cele 2 evenimente

L2.2. Servicii de organizare 15 evenimente, in perioada martie – decembrie 2024, in orasele Bacau, Botosani, Iasi, Suceava si Vaslui, ce includ:
1. Servicii de inchiriere sali de conferinte in locatia solicitata, cu capacitatea de aprox. 70 persoane;
2. Servicii de asigurare 1 welcome coffee pentru un numar de minim 30 – maxim 60 persoane;
3. Servicii de restaurant 1 masa de pranz pentru un numar de minim 30 – maxim 60 persoane;

L2.3. Servicii de organizare 1 eveniment de 2 zile, in perioada aprilie – mai 2024, intr-o statiune turistica din judetul Suceava, ce include:
1. Servicii de cazare pentru un numar de minim 10 – maxim 15 persoane;
2. Servicii de inchiriere sali de conferinte in locatia solicitata, cu capacitatea de aprox. 15 persoane;
3. Servicii de asigurare 4 pauze de cafea pentru un numar de minim 10 – maxim 15 persoane;
4. Servicii de restaurant 2 mese de pranz pentru un numar de minim 10 – maxim 15 persoane;
5. Servicii de restaurant 2 cine pentru un numar de minim 10 – maxim 15 persoane;
6. Decont onorariu pentru servicii prestate de lector (onorariu care include si cazare, deplasare etc).

L2.4. Servicii de organizare 1 eveniment de 2 zile la Iasi in perioada septembrie – noiembrie 2024, ce include:
1. Servicii de inchiriere sali de conferinte in locatia solicitata, cu capacitatea de aprox. 60 persoane;
2. Servicii de asigurare 4 welcome coffee/ coffee break pentru un numar de minim 25 – maxim 50 persoane;
3. Servicii de restaurant 2 mese de pranz pentru un numar de minim 25 – maxim 50 persoane;
4. Servicii de restaurant 2 cine pentru un numar de minim 25 – maxim 50 persoane;
5. Servicii de traducere, inclusiv inchiriere de echipamente traducere simultana si alte dotari;
6. Servicii foto – video pe parcursul derularii evenimentului.

3) Data si ora limita stabilite pentru depunerea ofertelor: 01.03.2024, ora 23:59;

4) Solicitari de clarificare privind documentatia de atribuire pot fi transmise pe adresa de email de la pct.7 pana la: 28.02.2024.

5) Raspunsul la solicitarile de clarificare privind documentatia de atribuire se publica pe site-ul www.adrnordest.ro cel mai tarziu la: 29.02.2024, ora 13:00.

6) Limba ofertei: Limba romana;

7) Adresa de e-mail la care se transmit ofertele: monica.lutz@adrnordest.ro. De pe aceasta adresa de e-mail se vor transmite eventualele solicitari de clarificare si comunicarile privind rezultatul achizitiei.

8) Calendarul estimativ al procedurii:
– Data de deschidere a ofertelor: 04.03.2024, ora 10:00;
– Perioada estimata de evaluare a ofertelor (dupa solicitarea de clarificari si primirea raspunsurilor, daca este cazul): 04.03.2024 – 08.03.2024;
– Data estimata de semnare a contractului: 11.03.2024.

9) Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa isi mentina oferta valabila: pana la semnarea contractului;

10) Criteriul de atribuire: pretul cel mai scazut in conditiile respectarii cerintelor minime din Caietul de sarcini. In cazul in care, in urma stabilirii clasamentului conform criteriului de atribuire „pretul cel mai scazut”, doua sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, avand preturi egale, comisia de evaluare va solicita, prin clarificari, noi propuneri financiare. Ofertantii vor transmite documente care contin noi preturi, oferta care va fi desemnata castigatoare fiind cea cu propunerea financiara cea mai mica.

11) Nu se accepta oferte alternative.

12) Valoarea estimata a achizitiei publice/ Sursa de finantare: 482.300,00 lei fara TVA, din care:
LOT 1: 49.800,00 lei, fara TVA
LOT 2: 432.500,00 lei, fara TVA

Sursa de finantare: Programul Regional Nord-Est.

13) Conditii de calificare:
a) Neincadrarea in situatiile prevazute la art. 60 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016)
b) Neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
c) Neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
d) Neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016 (cerinta este valabila si pentru eventualii ofertanti asociati si subcontractanti/terti, in temeiul art. 170 (1) din Legea nr. 98/2016);
e) Ofertantul trebuie sa aiba capacitatea profesionala de a realiza activitatile ce fac obiectul contractului. Obiectul contractului trebuie sa aiba corespondent in codul/codurile CAEN din Certificatul constatator emis de Oficiul National al Registrului Comertului.

14) Prevederile de la punctele 1) – 11) se completeaza, in situatii incidente, cu dispozitiile Legii nr. 98/2016 privind achizitiile publice si HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achizitie publica/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizitiile publice si cu dispozitiile Codului de procedura civila.

15) Caietul de sarcini, care contine specificatiile tehnice minime si obligatorii, pe care operatorul economic are obligatia de a le respecta in intocmirea ofertei precum si alte documente necesare pentru achizitia in cauza, sunt publicate pe site-ul https://www.adrnordest.ro/informatii-de-interes-public/anunturi-achizitii-publice/ si in sectiunea Publicitate Anunturi din SEAP (https://e-licitatie.ro/).

16) Oferta depusa va contine, obligatoriu, cel putin urmatoarele documente:
> Formularul 1 – Imputernicire (daca este cazul);
> Formularul 2 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 60 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 3 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 164 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 4 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016;
Certificatele care atesta plata impozitelor, taxelor si contributiilor catre bugetul general consolidat, in conformitate cu prevederile art. 165 din Legea nr. 98/2016, se vor prezenta la solicitarea autoritatii contractante doar de catre operatorul economic a carui oferta prezinta cel mai scazut pret dupa evaluarea ofertelor depuse. Documentele vor fi valabile la data solicitarii si vor fi prezentate si pentru eventualii ofertanti asociati/ subcontractanti.
> Formularul 5 – Declaratie privind neincadrarea in prevederile art. 167 din Legea nr. 98/2016;
> Formularul 6 – Declaratie privind respectarea reglementarilor obligatorii in domeniile mediului, social si al relatiilor de munca si protectia muncii;
> Formularul 7 – Declaratie privind acceptarea Modelului de contract;
> Formularul 8 – Model Acord de Subcontractare (daca este cazul);
> Formularul 9 – Model Acord de Asociere (daca este cazul);
> Formularul 10 – Formular de Oferta si Anexa la Formularul 10 – Propunere Financiara detaliata;
> Formularul 11 – Formular Propunere tehnica si documentele solicitate prin caietul de sarcini;
> Certificatul constatator emis de ONRC sau documente relevante care sa dovedeasca forma de inregistrare si, dupa caz, de atestare ori de apartenenta din punct de vedere profesional (din care trebuie sa rezulte ca operatorul economic are capacitatea profesionala de a realiza activitatile care fac obiectul contractului). Informatiile cuprinse in aceste documente vor fi reale si actuale la data prezentarii lor.
> Orice documente pe care ofertantul le considera relevante in evaluarea ofertei.

Atentie!
Daca este cazul, Formularele 2, 3, 4, 5 si 6 se vor prezenta si pentru eventualii ofertanti asociati/ subcontractanti, insotite de acordurile de subcontractare/asociere.
Documentele ofertei (documentele de calificare, propunerea tehnica, propunerea financiara etc.) vor fi semnate de catre reprezentantul legal al ofertantului sau de catre persoana imputernicita in acest scop si se vor transmite pe adresa de e-mail: monica.lutz@adrnordest.ro (precizata la pct. 7).

Documente suport
Caiet de sarcini
Formulare si Modele
Model de Contract
Reguli aplicabile in desfasurarea procedurii proprii